I Meeting Notes kan referatet opdeles i sektioner – også kaldet bokse – afhængigt af hvilken type møde der er tale om.

En ny mødetype oprettes ved at gå til oversigten over assistenter/mødetyper. Vælg dropdown-menuen øverst til venstre og vælg “All…”. Herefter kan du trykke på “Create new” øverst til højre og vælge “Meeting notes”. Nu har du oprettet en mødetype.

Hver mødetype har sin egen struktur med forskellige sektioner. Opsætningen for mødetypen styres under Settings → Model. Her kan du som adminstrator styre tre overordnede indstillinger:

• Detaljegrad
• Bokse
• Fagtermer

Opsætningen af disse elementer beskrives kort nedenfor:

Detaljegrad

Du kan styre, hvor detaljeret et referat skal være i menupunktet Detail level. I indstillingen “Simpel” genereres et overordnet opsummerende mødereferat, som kan virke godt f.eks. til afdelingsmøder eller ved et intern workshop. I indstillingen “Detailed” medtages flere detaljer og der skrives generelt et længere referat, hvor færre dele er udeladt. Dette fungerer godt f.eks. til møder med borgere, hvor mange detaljer skal inkluderes i referatet.

Bokse

Bokse repræsenterer elementer eller sektioner i det endelige referat, som AI-modellen genererer. Når det endelige referat er genereret, er det udfyldt i disse bokse, og boksenes titler bliver også til overskrifter, hvis referatet eksporteres til Word efterfølgende.

Hver boks defineres med tre elementer:

• Type

  Angiver hvilken form boksen har. Du kan vælge mellem:

  • text box – et kort tekstfelt
  • big text box – et længere tekstfelt, egnet til forklaringer og beskrivelser
  • liste – en punktopstilling
  • boolean – en ja/nej-værdi (f.eks. “Skal der følges op?”)

• Titel

  Vises både til AI-modellen og til slutbrugeren. Brug fx titler som “Formål med mødet”, “Aftaler”, “Opfølgning” eller “Tværfaglige hensyn”.

• Beskrivelse

  Vises kun til AI’en og forklarer præcis, hvad der skal fremgå i boksen. Her kan du skrive faglige eller institutionelle retningslinjer, som AI’en skal følge. Eksempel:

  “Sammenfat hovedformålet med mødet. Brug konkrete vendinger fra mødedeltagerne og undgå overgeneralisering.”

Når mødet er transskriberet, bruger AI-modellen både lydoptagelsen til at udfylde de relevante bokse – på baggrund af mødetypens struktur.

Fagtermer

Under indstillingen Terms kan særlige ord, som AI-modellen kan have svært ved at forstå, indtastes. Dette kan f.eks. være navne på personer eller fagtermer, som indtastes her. Der behøver ikke være en forklaring på termen, men termen skal blot udfyldes, så AI-modellen ved, at når der kommer et ord, som lyder som det, er det denne term, som skal bruges.

Eksempel på problematik, som Terms løser

Hvis der er et møde, som handler om virksomheden Promte, vil AI-modellen have svært ved at vide, at det er virksomheden “Promte”, der omtales når dette ord kommer i lydoptagelsen, og ikke f.eks. “at prompte”. Hvis der ikke er indtastet Terms til en mødetype, vil den derfor sandsynligvis skrive “prompte”, hvis det nævnes på mødet. Hvis man i stedet indtaster “Promte” som en Term, vil AI-modellen skrive “Promte” korrekt, når det indgår i lydoptagelsen.